您的机构是否因流程效率低下或工具过时而阻碍了其发展？您是否正在寻找优化技术堆栈的实用建议？
在本文中，您将了解如何简化操作并利用人工智能来提高效率。
如何选择工具来增强和改善代理机构运营（社交媒体审查员）
本文由 melissa morris、brooke sellas 和 lisa d. Jenkins 共同创作。如需了解有关melissa 的更多信息，请滚动至本文末尾。
1：每个机构都需要的核心工具类别
在黎巴嫩，公司可以使用数据来做出决定，也可以做出一些预测 黎巴嫩数据 此外，公司也可以应用数据来做出更为细化的市场分析，包括对目标客户的潜在进一步扩展，也可用于做出预测中小企业 market.
作为营销代理机构所有者，拥有合适的工具对于最大限度地提高团队生产力、提高盈利能力以及使代理机构成功扩展至关重要。然而，由于有如此多的选择，确定哪些工具值得投资并能为您的营销策略和独特代理机构带来最大价值可能会让人不知所措。
梅丽莎·莫里斯 (melissa morris) 拥有超过 10 年帮助营销机构简化运营的经验，据她所说，每家机构所有者都需要几类核心工具才能有效扩大规模：
客户关系管理 (crm)：crm 处理您的销售流程和客户入职。它可以自动执行生成提案、签订合同以及通过录入表和问卷收集客户信息等关键功能。流行的 crm 选项包括hubspot和dubsado。
项目管理：客户入职后，项目管理工具可让您的团队高效地管理和执行工作。它允许您分配任务、跟踪进度、管理截止日期并无缝协作。有效的项目管理对于按时按预算交付高质量的工作至关重要。机构首选的项目管理工具包括clickup、asana、monday和teamwork。
时间跟踪：尽管有时会遭到营销团队成员的抵制，但时间跟踪对于了解团队利用率、能力和盈利能力至关重要。 melissa 强调，代理商所有者也应该勤于跟踪自己的时间。 “我跟踪自己的所有时间，”她分享道。 “这可能会发现一些需要我们额外关爱和关注的客户，我们可以尽我们所能确保我们能因额外的关爱和关注而获得报酬。” 她建议使用时间跟踪工具，例如harvest。
文件存储和共享：为了使您机构的所有资产井然有序且易于访问，您需要一个可靠的文件存储和共享解决方案。google drive或dropbox等工具可让您轻松存储、管理文件，并与团队和客户协作处理文件。
日程安排：在线日程安排工具简化了内部和客户会议和约会的预约流程。calendly和acuity等工具是热门选择。
沟通：有效沟通是任何机构的命脉。电子邮件仍然是主要工具，而zoom等视频会议工具和slack等即时通讯平台则让每个人都能实时保持联系。
尽管 crm、项目管理工具、时间跟踪和调度经常使机构所有者在选择和实施方面遇到困难，但 melissa 强调为每个关键功能配备专用的、一流的工具的重要性，而不是强制使用单一工具来完成所有工作。
“我想谈谈这些类别，即 crm、项目管理工具、时间跟踪器和调度程序，因为我觉得这些是开始让代理商所有者感到困惑的，我看到他们可能将 crm 用作项目管理工具或反之亦然，或者，你知道，完全忽略其中之一并认为我们不需要它，因为他们真的不明白它在他们的业务中有多么强大”，melissa 解释道。
#2：如何为您的机构选择最佳工具
每个关键类别中都有如此多的工具，您如何确定哪些工具最适合您的特定机构？ melissa 提供了一些重要注意事项，以指导您选择简化营销机构运营的基本工具：
首先，了解贵机构的具体需求。在评估任何工具之前，请彻底记录贵机构的工作流程，并确定您需要跟踪和报告的确切信息和指标。此练习可明确您需要工具提供的具体功能。
“写下清单——这就是我希望我的工具能够做的事情，”梅丽莎建议道。“即使是一些这样的小事，也要考虑一下什么是真正重要的，然后去寻找提供该功能的工具。”
接下来，比较每个类别中的多个工具。明确您的需求后，评估每个类别中的顶级工具以评估它们的适合程度。
例如，在 crm 类别中，选项范围从 hubspot 等强大的平台（适用于拥有专门销售团队的大型机构）到 dubsado 或17hats等更实惠的选项（更适合小型公司）。
然后，考虑您的报告和分析需求。要做出数据驱动的决策，您需要能够从工具中提取有意义的见解。melissa 强调拥有一个时间跟踪工具的重要性，该工具可为您提供团队和项目的利用率和容量数据。她还强调了跟踪特定客户的时间以评估帐户盈利能力的重要性。确保您可以从您选择的任何工具中获得有效运营代理机构所需的特定报告。
最后，在为您的机构选择合适的工具时，请考虑美观性和用户体验。虽然功能应该是首要考虑因素，但工具的外观和感觉对某些机构来说比其他机构更重要。
例如，梅丽莎指出，“[monday] 的美学设计可能更有趣一些。与 clickup 和 asana 等更精简的工具相比，它的视觉效果更丰富一些。”在评估用户界面和工具设计时，请考虑团队的偏好以及您想要向客户展示的形象。
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虽然 melissa 认为 hubspot 是强大的代理机构 crm 的首选，并倾向于使用 clickup 强大的项目管理功能，但她强调，“最佳”工具最终是能够满足您机构的独特要求并且您的团队会接受并持续使用的工具。
＃3：成功采用和使用工具的策略
投资合适的工具是至关重要的第一步，但真 托蒂诺通过“我认为你应该离开”的创作者宣传披萨卷的价值 正的价值在于让 您的团队有效且持续地使用这些工具。许多机构所有者面临阻力，难以在整个团队范围内采用新工具和营销流程。melissa 分享了一些行之有效的策略，可帮助您的机构取得成功：
要有同理心，开诚布公地沟通。要认识到学习和适应新工具可能会让您的团队感到不知所措和混乱。设身处地为他们着想，坦诚地说明您实施新工具的原因以及它将如何使他们和机构受益。让他们了解时间表、期望以及将提供哪些类型的支持和培训。
提供充足的培训——不只是一次，而是持续的。为了让您的团队获得成功，您不能只进行一次培训并期望他们掌握新工具。在推出新工具时，提供多次深入的培训，并提供持续的支持和教育。
创建 sop 并记录最佳实践。为确保一致性和清晰度，请制定每个工具的使用标准操作程序 (sop)。为如何对时间条目进行分类、使用工具中的某些功能以及您对工具内沟通和组织的期望等事项提供明确的指导方针。让您的团队可以轻松访问这些 sop，作为参考和入职资源。
让你的团队承担责任。虽然在你的团队适应新工具时，同情和支持是必不可少的，但你最终必须让他们对正确和一致地使用新工具负责。“你所容忍的事情将会继续下去，”梅丽莎警告说。
＃4：充分利用你的代理机构的工具堆栈
一旦您拥有了正确的工具并且您的团队 seo邮件 进行了培训和投入，您如何确保从您的工具堆栈中获得最大的价值和效率？
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Melissa 建议首先至少每年检查一次您的工具堆栈和使用情况。工具及其功能不断发展，您的机构的需求也是如此。至少每年一次（但每年不超过两次以减少干扰）对您使用的工具进行彻底审核。检查您如何使用每个工具的功能，评估您的订阅级别，并确定您可以整合、简化或升级以获得更多价值的领域。
“[查看] 看看您处于哪个层级。是否有您未使用的特性和功能？也许您可以降级。也许您的业务发生了一些变化，并且您不再需要某些功能。或者也许他们推出了一些新功能；也许他们为您的层级添加了您可以开始利用的功能，”melissa 建议道。
接下来，利用工具的报告和分析功能。您的工具可以捕获有关代理机构运营和绩效的大量营销数据。养成定期查看工具报告和见解并采取行动的习惯，尤其是关于利用率、花在管理工作和客户工作上的时间以及特定客户或服务产品的盈利能力等关键指标。
“我认为，我们的目标是让数据尽可能地自动化。”梅丽莎建议道。
然后，除了管理工作之外，还要考虑改善客户关系。虽然 crm 等工具对于销售和客户入职至关重要，但不要忽视它们在整个互动过程中加强客户关系的潜力。使用您的 crm 详细记录客户偏好、沟通方式和重要日期。创建自动化工作流程、签到和提醒以保持头脑清醒，并使用您收集的数据来预测客户需求并个性化您的方法。
最后，要随时了解并接受新的人工智能功能。许多机构工具正在迅速整合人工智能，以引入强大的新方法来自动执行重复性任务、获得见解并提高生产力。melissa 鼓励机构所有者随时了解人工智能如何融入他们每天使用的工具中。关键是要将人工智能视为人类专业知识的增强，而不是替代它。
“我认为，只要持续关注你当前的工具栈能为你提供什么，它们在新技术方面做了什么，以及可能有哪些可用资源 — 你是否可以使用它们，以及它们是否能让你每天的生活更轻松？” melissa 建议道。
她分享了一个例子，说明如何利用chatgpt等人工智能写作工具：“[我的客户] 花费大量时间编写符合他们语气和声音的脚本，并与他们合作，以便他们制作这些视频。这是一个非常耗时的过程。所以，她实际上能够做的是，通过与客户的采访和对话，她能够将其放入聊天 gpt 或所选的人工智能中，并对其进行提示，以便它开始吐出真正好的东西。”
代理工具和技术的未来
随着各机构展望未来，人工智能技术的快速发展无疑将对机构营销运营及其所使用的工具产生深远影响。虽然人工智能不会让人类战略家和创意人员过时，但它将以有意义的方式增强他们的工作：
有远见的机构已经在使用 chatgpt 等人工智能写作工具来帮助营销团队更高效地生成初稿和创意。然而，他们仍然依赖人类专家将输出内容完善为符合品牌形象、可供客户使用的交付成果。
项目管理和沟通工具正在整合人工智能，以智能地显示相关的项目信息、过去的工作示例和上下文对话，减少搜索信息所浪费的时间。
Crm 和商业智能工具利用 ai 来分析客户数据、提出可操作的见解，甚至预测未来客户的需求和机会。
随着这些发展，机构所有者的关键是了解人工智能如何融入他们的日常工具，并以开放而战略性的心态对待这些新功能。
梅丽莎强调，成功采用人工智能首先需要有完善的流程和最佳实践，然后寻找机会分层运用人工智能功能来提高效率和质量，同时又不牺牲客户期望和重视的人性化服务。
“我不相信有人会随便在 chatgpt 上写点东西，然后写博客和社交帖子，”melissa 提醒道。“我知道这里面还有更多东西。[我的客户] 还在做这件事。所以我们必须深入挖掘一下，看看你的流程是什么？你在提示它时在想什么？你经历了多少次提示？你是如何让它吐出真正优质和有效的东西的？”
Melissa morris是agency authority的创始人，这是一家运营咨询公司，致力于帮助企业主最大限度地发挥团队的作用、提高生产力并增加利润。您可以在linkedin上找到她。在此处查看更多资源。
Brooke b. Sellas 是 social media examiner 制作的《营销代理秀》的主持人。她是 b squared media的创始人兼首席执行官，该机构帮助人们在社交媒体上建立联系、交流和转化。她的书名为 《建立联系的对话》 。可在x 和 linkedin上找到她。
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