这就是文档管理系统如此有用的原因。以下是有关 DMS 的完整指南，以及它们如何减少文书工作和管理记录。
为什么需要 DMS？
每个人或多或少都经历过文件管理 电子邮件数据 不善的困境。为了找到一份提案的正确版本，你需要查阅无数的电子邮件线索，或者只是知道一份草稿刚刚丢失了。有时这些损失是无害的，有时却可能是致命的（在医疗应用中甚至可能是致命的）。
文件管理不善的症状：
- 文书工作增长的速度快于其整理的速度。
- 与大型团队共享文件变得有问题。
- 您仍然依赖于物理存储文书工作。
- 标准化归档实施起来是一项挑战。
以上情况导致了文档管理不善的以下后果：
- 查找和检索文档非常麻烦且浪费时间。
- 文书工作占用了宝贵的物理空间。
- 文件经常被放错、埋没或丢失。
- 团队之间的沟通受到阻碍。
- 由于信息不易获得，因此给团队增加了不必要的压力。
好的 DMS 会有办法解决所有这些问题。
什么才是好的 DMS？
因为文档管理系统有助于简化本来就非常复杂的过程，所以它必须既强大又简单。
访问控制和集成
您需要一个能够允许用户或用户组进行不同程度访问的 DMS，因为并非每个人都需要始终访问所有内容。有些文件是只读的，有些是完全访问的，而有些则仅供特定人员查看。DMS 应允许您以不同的权限（预览、查看、编辑、仅上传）共享文档、文件夹、部分甚至整个帐户。此外，您应该能够同时与一组协作者使用 Microsoft Office 365 等工具（需要单独订阅）合作，并通过 DocuSign（也需要单独订阅）批准内容以进行电子签名工作流程。说到批准…
审批工作流程和自动保留
在任何正规组织中，都会有指挥链。尽管拥有完整的流程所有权，但发票、申请、设备/区域访问权限等项目必须由一人或多人批准。好的 DMS 会邀请人们批准并添加他们的评论。您甚至可以配置流程以按固定顺序或一次性获取批准。您只需点击几下鼠标，即可获得完全批准的文档。
此外，在某些应用程序中，文档需要具有保质期（例如，在某些法律应用程序中）。您可以为任何文件夹或文件设置可选的保留期限。您可以将文件设置为在系统中保留几天、几周、几个月甚至几年，之后它将自动消失。
强大的多语言 OCR 搜索功能
文档数量不断增加的最大缺点是，查找文档变得越来越复杂。查找这样的文档需要强大的搜索功能。但是，文档不一定非要是数字文档，法律和会计等一些业务依赖于物理文档。
这意味着搜索引擎需要能够搜索只读内容，例如 PDF、扫描件甚至图像。强大的光学字符识别 (OCR) 功能可实现支持多种语言的搜索，让您的内容可立即访问。
