文档是任何组织运营的一个重要方面。 然而，创建组织中如此重要的一个元素绝非易事。 它需要参与该过程的人员之间的协作和协调，以确保文档准确、完整、最新，并且是全方位高质量的信息资源。 在本文中，我们将探讨团队可以实施的一些最佳实践，以改善他们的文档协作。 准备好了吗？开始吧！ 选择正确的文档协作工具 我们今天拥有的技术解决方案使得文档协作比以往任何时候都更加容易。 是的，我们知道这是一个大胆的言论，但如果你仔细想想，就发现这是没有办法的——在线文档工具可以让人们即使在不在同一大陆、更不用说在同一个房间的情况下也能达成共识。 这至关重要，因为与其他团队成员的合作才能让工作场所变得更好。
例如让我们看场所调查的数据
促进团队建设和协作是被选为描述“最佳”工作场所的最常属性。 插图，数据表明协作应该成为工作场所的首要任务。 但如何让合作尽可能有效？ 这就是协作解决方案（包括文档协作工具）的作用所在。 根据Gartner 的调数在 Google Docs 中与他的团队合作。 来源：LinkedIn 这些工具对于处理文档来说是不错的选择，但它们不具备对文档的协同工作非常 电话数据 有益的功能。 如果您与软件开发人员、工程师和其他技术专家合作处理文档，情况尤其如此。 他们迟早会需要具有更多高级功能的协作工具。 例如，代码片段或美人鱼图表等功能是每个开发人员和软件工程师都希望在他们的文档工具中拥有的功能。
来源您所看到的代码片段是使用满足
软件开发人员和工程师的需求而构建的文档工具。 除了提供这样的功能之外您构建知识库。 这样，您的文档就不仅仅是分布在文件夹中的文档集合。 它是一个有组织的知识库，易于浏览，保存您和您的团队所需的每条信息，并允许每个人轻松地协同工作。 来该根据自己的喜好选择文档协作工具。 它可以帮助您与您的团队合作并按照您的要求创建文档。 奠定合作基础 为了成功合作并产生高质量的文档，您应该首先打下坚实的基础。 换句话说，你和你的团队应该遵循一些规则，这并不是因为忽视这些规则会导致合作变得不可能，而是因为它们会使合作的结果更加一致。 例如，定义角色是良好协作基础的要素之一。
这意味着每个团队成员都应该有个角
使他们能够以一定的资格协作创建和维护文档。 其中一个角色是文档所有者，可以编辑文档、授予权限或撤销权限，简而言之，负责文档和有关文档的决策。 通常，其他角色包括： 可以查看和编辑文档的合作者 只能阅读文档的读者 可以阅读文件 从 MySpace 获取 DA 95 Do-Follow 反向链接 并对其进行评论的评论员 您还可以定义略有不同的角色，例如将合作者角色分为两个 – 作者和编辑。 重点是这些角色让团队清楚地了解谁在文档方面承担哪些责任和任务。 不用手忙脚乱，不知道如何参与文档协作。 简而言之，当团队成员了解自己的角色时，他们就能集中精力并致力于发挥出最好的能力。 Effectory 的研究表明，角色清晰可以将员工的绩效提高 25%。 插图料：技术写作要点 如您所见，该规则将文档工作分为三个阶段。 对于起草和编辑，最好将 20% 的合作时间分配给前者，将 40% 分配给后者。 重点是你和你的团队有明确的时间表，以使工作井然有序。 当您的团队了解每个成员的角色、他们的职责以及他们在创建文档的每个阶段所花的时间时，您就拥有了良好的协作基础。
优先考虑有效沟通 沟通是每次成功合作
不可或缺的一部分。 不管你怎么看，如果参与者不沟通，就几乎不可能想象出节省时间、产生巨大成果并为组织带来利益的合作。 因此，对于任何想要成功完成任务的团队来说，必须把沟通放在优先考虑的位置。 大多数员工也意识到了这一点。 根据Fierce调查的数据，86%的各行业员工指出沟通不畅是工作失败的原因之一。 插图）。 尽管这是一种较慢的沟通方式，因为与实时沟通相比，消息之间需要花费更多的时间，但对于文档团队来说，它可以更好地发挥作用。 为什么？因为作家、编辑和其他参与文档编写的人员通常需要高度集中精力并有不受干扰的时间来处理文档。 当有人通过电话、Zoom 给你打电话或亲自来找你时，这种深度专注就会被打乱。 换句话说，尝试同步沟通可以让他们脱离能够发挥最佳工作的心流状态。
心流理论的提出心理学家米哈里·契克森
米哈赖 (Mihaly Csikszentmihalyi) 对这种状态的解释如下： 人们如此投入于某项活动以致于其他一切都显得不重要的状态。 这就是为什么异步通信对于文档协作更有效的原因。 它只是让团队成员在工作时“进入状态”或达到流动状态，并在方便的时候进行沟通。 幸运的是，当今的文档工具允许团队协作时进行异步通信。 例如，我们自己的解决方案Archbee允许您在文档中写评论，其中您可以标记任何团队成员。 来源：Archbee 当您在评论中提及某人时，他们下次进入文档时会收到通知。 这样，你就不会打扰他们工作，他们也不会错过发给他们的消息。这是双赢的。 建立对文档协作的控制 协作，顾名思义，意味着整个过程需要多人参与。当有多人参与时，就会出现问题。
同样也会有错误需要修正档协作不是
一个线性过程。 这就是为什么需要版本控制。这样，您就可以看到文档的当前版本、编辑时间以及所做的更改。 例如，当您必须在没有软件工具帮助的情况下管理不同文档版本时，请查看版本控制指南是什么样的。 来源：NCCIH 如您所见，需要在特定位置注明文档的日期和版本号，对文档的草稿，修订版和最终版本的版本进行编号。 这对于协作是必要的，因为每个团队成员都需要知道要处理哪个文档版本、哪些文档被撤销了等等。 幸运的是，借助当今的文档软件工具，版本控制变得更加易于管理。 例如，该软件可以自动保存对文档的任何更改并创建该文档的单独版本。 您还可以查看谁进行了更改、何时进行更改以及更改的内容。
上面的屏幕截图中您还可以看到将文档恢复到任何以前
版本的选项。 如果对文档进行了不必要的更改，而这些更改更容易撤消而不是手动修复，那么这会很方便。 管理文档协作的另一个重要部分是控制谁可以访 美国电话列表 问哪些文档以及他们作为团队的一部分拥有什么权限。 这很重要，因为授权组织中的每个人对文档做他们想做的事情可能会适得其反。 根据波耐蒙报告的数据，来自组织内部的风险呈上升趋势间，内部威胁事件增加了 44%。 插数据：些内部威胁有多严重？ 嗯，它们可能非常重要。 例如，开发自动驾驶技术的公司 Waymo丢失了数千份内部机密文件，原因是其一名员工将这些数据下载到自己的硬盘上后辞职。 随后，他创办了自己的初创公司，并被 Uber 收购，因此他们掌握了 Waymo 的所有内部文件。 一切最终以一场诉讼而告终。 来源：YouTube 上的 CNET
