您经常听说有人家里乱七八糟，找不到煎锅或当天在超市买的鸡蛋，但您很少听说电脑乱七八糟。但是，如果您每天都在积极处理电脑文件，那么您的电脑很快就会堆满文件。如果不采用某种方法，这些文件将按字母顺序保存——这个顺序可能不是您再次找到它们的顺序。这就像您把所有杂货放进冰箱——不管它们需要处于室温、凉爽、冷藏还是冷冻状态——都按字母顺序保存。但您的计算机文件可以快速轻松地进行排序。
提示 1：使用文件夹将类似的东西放在一起
计算机中的文件夹就像文 BZ 列表 件柜中的文件夹一样。文件夹的使用是Folderit系统的核心，它很好地说明 了如何高效使用文件夹。 使用文件夹可以将您放置在其中的内容与其他内容区分开。将主文件 电子邮件数据 夹命名为收入、支出和资产等大而一般的类别，然后添加包含客户、账单或属于您企业的有形财产等项目的子文件夹。按月或周划分某些文件夹很有用，有助于保持工作任务或其他时间敏感项目的井然有序。
提示 #2：为文档添加标签
添加标签可让您快速找到特定类型的费用或活动。例如，您可以添加“供暖”作为燃气或电费的标签 – 尤其是在冬季。您还可以添加“供暖”作为被动式太阳能项目的标签，该项目将后门廊变成热源。这些标签可以帮助您快速找到在寒冷月份为您的家庭或办公室供暖的所有项目。如果您正在评估一项功能，例如您在供暖上花费了多少钱以及如何降低这笔费用，这将非常有用。
提示 #3：避免文件夹分层太深
IT 最佳实践建议仅使用三层。之后，您会对哪个项目属于哪里感到困惑，尤其是当您的大型主文件中有类似的名称时，例如“车辆”可能归入费用、资产或甚至收入（如果您是一家运输公司）。如果相关文件埋在子文件夹中太深，则很难找到它们。同样，为文件夹创建独特的名称可以帮助解决这个问题。
建议#4：制作时将其归档，如果可以的话将其自动化
一创建数字文档就将其归档。这样可以避免周 电影制作人的协作工具 五早上匆忙完成所有报告，以便在周五下班前完成。尽可能多地使用自动化功能将文档或电子邮件发送到正确的文件夹。如果是自动化的，您就不会忘记这样做。如果已归档，您可以找到它。
提示 #5：管理 PDF 时使用 OCR
可以通过扫描纸质文档并将其保存为 PDF 来将其转换为数字文档。但是，有时很难知道 PDF 中的信息 – 尤其是当它没有以有意义的方式命名时。OCR （光学字符识别）允许用户搜索已保存的 PDF，就像它们是文字处理文档一样。虽然并不完美 – 书写字符的方式多种多样 – 但它提高了在数字文件系统中埋藏六层深的 .PDF 文档中找到隐藏的模糊事实的机会。
与所有数字信息一样，您应始终备份文件。理想情况下，您的文件应保存在三个不同的地方：计算机硬盘上 – 这样您就有一份本地工作副本；外部硬盘上，存储在远离计算机的安全位置；以及云存储系统中。如果发生灾难，这三个地方中至少应有一份文件副本幸存。无论您试图保留哪种信息，将重要信息的冗余副本存储在不同的地方都是一个好计划。
